Comment gérer les notes de frais avec l'aide d'une fiduciaire en Suisse?

Comment gérer les notes de frais avec l'aide d'une fiduciaire en Suisse?

La gestion des notes de frais d’une entreprise est une opération qui nécessite du temps et des connaissances en comptabilité. Pour cette raison, l’idéal est de la confier à une fiduciaire. Qu’est-ce qu’une note de frais ? Comment l’optimiser et bien la gérer grâce aux conseils d’une fiduciaire ? RISTER, le cabinet fiduciaire basé à Genève, répond à ces questions.

Définition d’une note de frais

La note de frais est un document officiel établi par un salarié ou parfois le dirigeant. Il leur permet d’obtenir le remboursement de frais professionnels déboursés par eux-mêmes pour une activité liée à l’entreprise. Les notes de frais concernent le plus souvent les frais de repas, de déplacements, d’hébergement, de péage…

Elles comportent des données importantes et doivent être gérées avec soin par le service comptable. Elles sont nécessaires pour retranscrire toutes les charges d’exploitation dans la comptabilité et récupérer la TVA pour chaque dépense. Les notes de frais ont donc une incidence sur la fiscalité de la société.

Les règles à suivre pour une note de frais valide

Les notes de frais sont rigoureusement encadrées par la loi et sont soumises à des directives et contrôles de l’AVS et fiscales. C’est pour cela que leur gestion doit être confiée à un spécialiste de la finance. Ce dernier vous aidera à respecter toutes les règles nécessaires pour que les documents soient valides.

Les salariés doivent par exemple obligatoirement inscrire certaines informations lors de la rédaction de la note de frais. Elle doit en effet comporter :

• l’identité du salarié qui fait la note de frais,
• la date des dépenses et celle à laquelle le remboursement est demandé,
• la nature et les détails de la dépense (frais de repas, de déplacement, d’hébergement…),
• le total des frais (hors taxe et TTC),
• le mode de paiement utilisé.

La note de frais peut être liée à des indemnités kilométriques. Ce terme est employé lorsque le salarié utilise son moyen de déplacement pour les besoins de l’entreprise. Dans ce cas, il doit préciser le motif de déplacement, la distance parcourue et les lieux où il s’est rendu. Quant à la société, elle doit fournir une copie de la carte grise du collaborateur pour justifier la dépense lors d’un éventuel contrôle.

La note de frais doit également respecter certains critères pour que le remboursement soit effectif. Les sommes avancées doivent être raisonnables et être engagées dans l’intérêt de la société. Les notes doivent aussi être appuyées par des preuves d’achat (facture ou reçu).

La retranscription des notes de frais

Les notes de frais doivent être gérées par la fiduciaire, car celle-ci doit les inscrire dans les charges d’exploitation. Cela sera nécessaire plus tard lorsque le professionnel devra effectuer la clôture des comptes annuels. Cette comptabilisation nécessite de la rigueur et de bonnes compétences dans le domaine des finances. En comptabilité, il existe en effet plusieurs comptes et chacun d’eux correspond à une classe particulière. Les montants sont ainsi inscrits dans chaque compte en fonction de la nature des dépenses (déplacement, hébergement, repas…).

Après la retranscription, le professionnel débite les comptes de charges et le compte de TVA déductible. Il crédite ensuite le compte de dettes au profit du salarié ou de l’employeur si l’avancement des frais a été fait par lui. Chez RISTER, cette opération est effectuée avec sérieux et rigueur par nos experts en finance, agents fiduciaires et comptables. Pour bénéficier de ce service, il suffit de nous confier la gestion de la comptabilité de votre entreprise en Suisse.

La gestion des notes de frais avec l’aide d’une fiduciaire suisse

Pour un vrai suivi des dépenses, la gestion et le remboursement des notes de frais doivent être réalisés par la fiduciaire suisse. Celle-ci aidera la société à les optimiser pour éviter les abus.

Instaurez une politique de dépenses

La politique de dépenses professionnelles permet à l’entreprise de déterminer les sommes qui seront remboursés et de fixer un plafond pour le montant alloué. Celles-ci peuvent concerner les déplacements, le repas, l’hébergement, les titres de transport… Ce document doit ensuite être porté à la connaissance de tous les salariés. Vous devez veiller à bien leur expliquer les clauses afin d’éviter toute incompréhension.

Grâce à la politique de dépenses, vous encadrez les coûts réels et limitez d’éventuelles erreurs et des risques de fraude. Cela évite les notes de frais excessifs et permet aussi à la société d’avoir un document officiel en cas de litige lié au remboursement. Le plafond fixé peut varier d’une dépense à une autre. Le montant à allouer pour les frais de déplacement peut être plus élevé que ceux destinés au repas, à l’hébergement…

L’employeur peut aussi fixer un forfait mensuel que les travailleurs ne doivent pas dépasser. Nous vous conseillons de demander l’aide d’une fiduciaire suisse pour l’établissement de la politique de dépenses. Il vous aidera à fixer des montants justes et raisonnables. Cette technique est très avantageuse pour les entreprises, surtout celles qui ont des collaborateurs en télétravail.

Définissez un mode de paiement et de remboursement

L’étape suivante consiste à mettre en place un mode de remboursement. Il facilite la gestion des notes de frais et évite au comptable de commettre des erreurs au moment du paiement. Les entreprises ont le choix entre le remboursement forfaitaire et le remboursement des frais réels. Avec la première méthode, les salariés reçoivent à l’avance une somme forfaitaire pour les éventuelles dépenses professionnelles.

Quant au deuxième type de remboursement, c’est celui qui nécessite l’avancement des fonds. Les collaborateurs doivent donc bien garder les justificatifs de paiement pour être remboursés. Tous ces détails doivent être expliqués aux travailleurs par la fiduciaire suisse.

Aidez les collaborateurs à bien établir leurs notes de frais

La note de frais doit être parfaitement établie, car elle est encadrée par la loi. Pour faciliter la tâche aux collaborateurs, la fiduciaire peut établir un format standard pour les notes de frais. Après chaque dépense professionnelle, ils auront juste à remplir le document. Il faudra ensuite le soumettre au professionnel avec les preuves. Toutes vos notes de frais respecteront ainsi les règles de rédaction et seront valides lors d’un éventuel contrôle fiscal.

Récupérez la TVA sur les notes de frais

La gestion des notes de frais est effectuée dans le but de les optimiser, mais aussi de récupérer la TVA. Ce travail est effectué par le service comptable puisqu’il concerne la fiscalité de la société. Il étudie chaque note de frais et calcule le montant total de la TVA. Pour que la récupération soit effective, certaines conditions doivent être réunies :

• l’entreprise doit avoir une facture conforme à la loi,
• la dépense doit être réalisée dans l’intérêt de la société,
• les factures doivent porter le nom de votre entreprise et non celui de l’employé,
• l‘administration fiscale doit pouvoir exiger le paiement de la TVA au fournisseur.

La dématérialisation de la note de frais

Les justificatifs à annexer aux notes de frais sont très importants. Chez RISTER, nous conseillons à nos clients de mettre en place un système pour les conserver durablement. La fiduciaire peut alors créer un dossier numérique dans lequel toutes les preuves seront transférées. Pour avoir une portée juridique, ces documents doivent néanmoins remplir des conditions fixées par la loi. Elles sont bien connues par nos professionnels et ceux-ci veilleront à ce que tous les justificatifs numérisés suivent ces normes.

En dehors de cela, nous pouvons aussi mettre en place un outil de gestion des notes de frais. Ce logiciel facilite l’optimisation, limite l’intervention humaine, mais il n’empêche pas le contrôle. Une vérification est en effet toujours effectuée par nos experts en finance et comptables pour éviter les erreurs, les risques de fraude… C’est le moment pour eux d’étudier les dépenses qui portent sur le weekend, les montants injustifiés…

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